Appel à communications

L’appel à communications est maintenant fermé. Merci à tous ceux qui ont soumis une proposition de communication!

Auteurs de communications affichées


Le comité scientifique international de la 2e Conférence internationale des villes amies des aînés (VADA) tient à vous remercier d’avoir soumis une communication parmi plus de 170 propositions reçues.

Vous trouverez sur cette page les consignes aux présentateurs de communications affichées retenues pas le comité scientifique international et vous pourrez vous y référer en tout temps.        
 

 Exigences et étapes à respecter                                                  

Voici un rappel des exigences et des étapes à respecter. 

Avant  le 5 juin 2013, vous deviez : 

  • avoir confirmé par courriel que vous souhaitez être inscrit au programme;
  • vous inscrire à titre de participant à la conférence en remplissant le formulaire d’inscription en ligne.

D’ici le 1er juillet 2013, vous devez:

  • remplir et signer le le Formulaire de divulgation de conflits d’intérêts. Veuillez noter que la divulgation des conflits d’intérêts potentiels est requise pour tous les présentateurs.
  • retournez ce formulaire au plus tard le 1er juillet à Isabelle Gignac ([email protected]).

   Quelques conseils pour préparer votre affiche                                           

Dimensions et impression

  • Votre affiche doit mesurer au maximum 90 cm de largeur par 120 cm de hauteur.
  • Votre affiche doit être imprimée et prête à être installée à votre arrivée à la conférence.

Langue et lisibilité

  • Les affiches doivent être rédigées en français ou en anglais, mais aucune affiche ne peut être bilingue.
  • Les caractères doivent être suffisamment gros pour être lus à une distance d’un mètre ou plus.
  • La section du haut doit indiquer le titre de la communication, les noms des auteurs et leurs affiliations.

Précisions pour les communications affichées scientifiques

  • Il est suggéré d’inclure les sections suivantes sur votre affiche : introduction, objectifs, méthodologie, résultats, conclusion.
  • Pour faciliter la compréhension, des illustrations ou des graphiques simples peuvent être ajoutés.

Précisions pour les affiches « Point de discussion »

Visiter notre section spéciale sur les affiches Point de discussion pour plus d’information.

Transport 

Vous devez apporter votre affiche avec vous à la conférence. Afin d’éviter que les affiches se perdent ou nous parviennent en retard, veuillez noter que les envois postaux ne sont pas permis.
Par ailleurs, il est déconseillé de plier votre affiche, transportez-la plutôt dans un étui protecteur prévu à cet effet. Il existe aussi des affiches en tissus qu’il est facile à plier dans une valise.

                       À votre arrivée                                                                   

Identification

Passez d’abord au comptoir d’inscription, situé dans le foyer du niveau 2 du Centre des Congrès, pour vous procurer votre cocarde d’identification, en suivant l’horaire d’ouverture suivant :

  • Dimanche 8 septembre, de 16 h à 19 h ;
  • Lundi 9 septembre, de 7 h 30 à 17 h 30 ;
  • Mardi 10 septembre, de 7 h 30 à 17 h;
  • Mercredi 11 septembre, de 7 h 30 à 16 h.

Installation et exposition de votre affiche

Votre communication affichée sera exposée durant les trois jours de la conférence, soit les 9, 10 et 11 septembre 2013, dans le Village global situé à la salle 200C.

Vous devez installer votre affiche avant l’ouverture du Village global prévue le lundi 9 septembre à 10 h. Vous aurez accès au Village global aux plages horaires suivantes pour l’installation de votre affiche :

  • Dimanche 8 septembre, de 16 h à 18 h ;
  • Lundi 9 septembre, de 7 h 30 à 12 h.

Les affiches devront être mises en place avec des bandes velcro (la gomme adhésive et les punaises sont proscrites). Au besoin, nous fournirons sur place du matériel d’appoint.

Le plan de la salle ainsi que votre numéro d’emplacement sera disponible sur place et une personne-ressource sera présente pour vous aider.

                                                           Présence des auteurs                                                           

Un des auteurs devra être présent pour installer la communication affichée puis l’enlever à la fin de la conférence.

Un des auteurs devra être sur place aux pauses et aux heures de visite du Village global prévues à l’horaire afin de répondre aux questions et de discuter avec les participants.

      Heures de visite du Village global    
       Lundi, 9 septembre             Mardi, 10 septembre            Mercredi, 11 septembre        
12 h à 13 h 30 7 h 30 à 8 h 307 h 30 à 8 h 30
14 h 45 à 15 h 159 h 45 à 10 h 159 h 45 à 10 h 15
17 h 30 à 18 h 30*13 h à 14 h13 h à 13 h 30
15 h à 15 h 30

* Vin d’honneur pour souligner l’ouverture de la Conférence, présence à l’affiche facultative.

                                                                     Démontage                                                                    


Pour le retrait des affiches, il peut s’effectuer à partir du mercredi 11 septembre à 15 h 15. Le démontage devra se faire en personne par l’auteur ou par quelqu’un qu’il aura désigné à cet effet.

L’organisation de la Conférence n’est pas responsable des affiches qui n’auront pas été retirées après 17 h 30. Si l’auteur ne récupère pas son affiche par ses propres moyens, elle sera détruite. Aucune affiche ne sera conservée par l’organisation.

                                                            Internet sans fil (WiFi)                                                           

L’organisation de la 2e Conférence internationale des villes amies des aînés offrira gracieusement la connexion sans fil au réseau Internet accessible depuis toutes les salles de la Conférence. Les participants auront donc accès à Internet sur leur ordinateur portable ou leur appareil cellulaire.

Par ailleurs, toutes les personnes qui auront réservé une chambre au Hilton Québec auront également accès à une connexion sans fil à partir de leur chambre.

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